organisatie of bedrijf beginnen

 

D5 Producties

ORGANISATIE OF BEDRIJF BEGINNEN 

Maatschappelijk doel of commercieel

Je hebt een plan en wilt voor je zelf beginnen. Nu zijn er verschillende ondernemingsvormen, om jouw plan daarin onder te brengen en uiteindelijk te realiseren. Je kunt een eigen bedrijf oprichten om hier winst mee te maken. Als ondernemer kun je een eenmanszaak oprichten, maar ook een BV, VOF of maatschap. Al naar gelang wat en met wie je gaat ondernemen maar ook fiscaal. Je hebt ook ondernemers die een bedrijf willen oprichten om een bepaald ideaal na te streven. Dit noemen we een ‘non-profit organisatie’. Als ondernemer kun je dan kiezen om een stichting op te richten. Maar wat houden een stichting en onderneming precies in en waar moet je rekening mee houden?

Shop store and supermarket building flat icons set isolated vector illustration

 

Organisatie met projectplan

Om jouw doelen te behalen, is het van belang dat je een aantal zaken in orde hebt. Zorg ervoor dat je een stichting opzet met goede doelstellingen die jouw organisatie of project(en) uniek maken. Eventueel een ANBI-status. Haal je sterke punten naar voren (story-telling). Zorg voor (voldoende) professionele medewerkers of vrijwilligers intern die kunnen ondersteunen. Zorg ervoor dat je financiële gegevens bij de hand hebt, want deze gaan mee met de aanvraag. Maak helder waarvoor jij de middelen nodig hebt en geef aan welk netwerk er ingezet kan worden.

Een projectplan bestaat uit de volgende onderdelen:

een inhoudelijk of artistiek deel (wat gaan je doen?), een productioneel deel (hoe en met wie ga je het aanpakken) en een marketing deel (hoe bereik je jouw markt?), inclusief een begroting (hoe verantwoord je het financieel?).

In het inhoudelijke of artistieke plan staan onder andere de uitwerking, de missie en visie van het project of de organisatie, de doelstellingen (1) en de motivatie voor uw project. Ook is het van belang welke plek je inneemt binnen het werkveld van het project zoals een niche-market. Beschrijf welke activiteiten je gaat ondernemen om je doel te realiseren. In welke volgorde worden deze activiteiten uitgevoerd, welke partijen zijn betrokken, etc.

In het productionele plan staat informatie over organisatie, jouw team, productie en planning, draaiboek, beveiliging (optie). Met wie ga je het project doen, met vrijwilligers of professionals? Ook de inzet van vrijwilligers kost soms geld, bijvoorbeeld als zij een training of begeleiding nodig hebben. Dat heeft ook gevolgen voor uw begroting.

In het marketingplan staan de marketingdoelen (SMART), marketingmiddelen (publiciteit, PR, media, buitenreclame, merchandise), eventuele sponsors en informatie over bereik van de doelgroep. Maak ook een SWOT-analyse. Hiermee geef je een goed zicht in je (interne) sterkten en zwakten en (externe) kansen en bedreigingen. Hoe krijg je aandacht van de doelgroep en pers voor je project. En hoe wil je bijvoorbeeld vrijwilligers aantrekken indien van toepassing. Zoals boven al aangegeven, maak je doelstellingen SMART door af te bakenen met begin en einddatum, zorg voor draagvlak, maak het concreet en onderzoek of het haalbaar is!

Stakeholders: met welke relevante partijen werk je samen en welke
partijen hebben baat bij uw project? Noem ze en betrek ze bij het project, want zij kunnen het eventueel borgen na verloop van tijd.

In het financiële plan ten slotte staan de begroting, het dekkingsplan (incl. sponsoren, fondsen e.d.) en een toelichting daarop. De begroting hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn.
Het is prettig wanneer de begroting overzichtelijk en kloppend is. Belangrijk is dat de begroting realistisch is. Onder de rubriek Fundraising en marketing in het menu, staat beschreven hoe je dit kunt aanpakken.

In de evaluatie breng je een inhoudelijk verslag uit van het project aan je geldgevers en eigen organisatie. Het is goed vooraf te bedenken hoe je gaat meten of jouw project geslaagd is. Is dat bij een bepaald aantal deelnemers? Abstracte begrippen als empowerment of eenzaamheid zijn soms lastig te meten.

De vormgeving en de taal (ABN) zijn eveneens van belang om het geheel te doen laten slagen.

Een goede begroting (en dekkingsplan) hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn. Wel moet een begroting altijd een baten- en kostenverdeling bevatten met daaronder de Baten: de aangeschreven fondsen, sponsoren, subsidies en opbrengsten uit verkoop; Kosten: honoraria derden en personele lasten, productiekosten (voorbereiding, materiële lasten, techniek, veiligheid, transport, hotel e.d.) en organisatiekosten (personeel, vergunningen, marketing, horeca, kantoor, verzekeringen, onvoorzien e.d.).

Beleidsplan schrijven

Op verzoek kan ik meewerken aan de ontwikkeling van jouw beleidsplan voor jouw organisatie. Vaak zijn dit plannen voor de komende drie, vier jaar of langer. Vragen die daarbij aan de orde komen, zijn:

  • Wat is de missie en visie?
  • Wat zijn de doelstellingen?
  • Wat zijn de ‘unique selling’ points?
  • Wie is jouw doelgroep(en) en wat is de markt?
  • Hoe worden de doelstellingen bereikt en welke middelen zijn daarvoor nodig zoals marketingstrategie en financiën (investeringen, exploitatie, balans, v&w rekening, cashflow, solvabiliteit, liquiditeit) ?
  • Wat zijn de risico’s?
  • Wat zijn de kernwaarden?
  • Eventueel een SWOT-analyse?

 

Ondernemersplan

je bent een (aspirant) ondernemer en hebt een bedrijfsidee. Hiervoor zoek je iemand die dit idee kan uitwerken tot een sterk basisplan. Op basis van jouw idee en plan, dient uiteindelijk wel een ondernemingsplan te worden opgesteld. jouw uitgewerkte bedrijfsidee en alle cijfers erbij, krijg je echter niet verwerkt tot een sterk ondernemingsplan. Daarom zoek je een professionele partij die dit wel kan.

Het starten van een eigen bedrijf is een leuk, maar ook intensief proces waarbij meer komt kijken dan je denkt Dat kan een kapsalon zijn, een kledingwinkel of iets in de horeca. We benoemen maar enkele mogelijkheden.

Veel aspirant ondernemers hebben moeite met het schrijven van een bedrijfsplan, ook wel ondernemingsplan of businessplan genoemd. Dat is op zich niet zo vreemd, want het is best een klus om dat goed te doen. Daarbij is het wel noodzakelijk voor het aangaan van allerlei verplichtingen. Voor je kan beginnen met je eigen bedrijf, zal je de volgende stappen gezet moeten hebben. Neem hiervoor de tijd en onderzoek waar noodzakelijk. Want niet alleen de juiste voorbereidingen zijn van belang, ook de financiële zaken zijn hierbij cruciaal. Per slot van rekening ga je ook risico’s aan. Een goed ondernemersplan is de eerste stap naar een succesvolle start van jouw bedrijf. Hoe ga je te werk?

Het ondernemersplan in stappen

Het begint allemaal bij het op papier zetten van jouw idee. In een businessplan (of ondernemingsplan), beschrijf je kort jezelf en het bedrijf dat je wil beginnen. Omschrijf je bedrijfsdoel concreet in een heldere zin. Onderzoek je klant c.q. doelgroep maar vergeet niet de laatste ontwikkelingen te checken in jouw branche. Gebruik hierbij actuele gegevens en cijfers van bijvoorbeeld een bank, het CBS en/of Cijfers en Trends. Geef ook aan waar je uniek in bent en waarom jouw aanstaande klant naar jou toekomt. Raadzaam hierbij is om een marktonderzoek te doen en zo te komen tot een marketingplan. Maak een SWOT-analyse, waarin je sterke en zwakke punten naar voren komen. Geef ook aan wie je concurrenten zijn en wat jouw bedrijf anders of beter gaat doen.

Beschrijf in je businessmodel bepaalde aspecten zoals de verwachte omzet, de prijs, jouw klanten en jouw verkoopmodel. Bij de financiële gegevens moet je denken aan het kasverkeer, de exploitatie, investeringen, balans en verlies en winstrekening. Niet in de laatste plaats om te weten is dat een goede bedrijfsnaam verzinnen ook nog een punt is. De een doet er dagen of langer over, de ander heeft het binnen een fractie. Let er wel op dat je een goede merk- of handelsnaam laat registreren. Ook het inschrijven bij de Kamer van Koophandel dient te gebeuren. En houdt de lengte op zo’n 20 pagina’s. Het moet ook geen boek worden van alleen tekst, dus kijk ook naar gepaste foto’s en/of illustraties. Wees creatief!

De rechtsvorm

Elk bedrijf heeft zijn ideale rechtsvorm, vooral vanwege het verschil in aansprakelijkheid en belastingen. Zo heb je de eenmanszaak, Besloten Vennootschap (BV), Naamloze Vennootschap (NV), Vennootschap Onder Firma (VOF), Commanditaire Vennootschap (CV), Maatschap, Coöperatie, Stichting en Vereniging. Kijk hiervoor alvast op de website van de Kamer van Koophandel (KvK), voor de verschillende rechtsvormen en de voor- en nadelen die aan elke optie kleven.

Bedrijfshuisvesting

Je zult je bedrijf ergens gaan vestigen. Dat kan van huis uit tot het vinden van een geschikt pand op de juiste locatie voor je bedrijf. Een en ander hangt af van jouw branche, product, maar ook de grootte. De bereikbaarheid, de uitstraling en de werksfeer dragen bij aan het succes van je bedrijf en zijn mede-afhankelijk van je huisvesting. Kijk hiervoor alvast op vastgoed-websites en bij vastgoedmakelaars.

Kamer van Koophandel

Alle ondernemingen en rechtspersonen moeten zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK).

De Belastingdienst

Aanmelden bij de Belastingdienst hoeft niet apart. De Kamer van Koophandel (KvK)  geeft je gegevens door aan de Belastingdienst. Je krijgt een bevestigingsbrief mee dat de aanmelding heeft plaatsgevonden.  Binnen twee weken ontvang je bericht van de Belastingdienst. Kijk hiervoor alvast op de site van de Belastingdienst.

Administratie

Bij het starten van een bedrijf krijg je ook te maken met administratieve plichten. Je bent als ondernemer verplicht voor de btw een administratie bij te houden en te bewaren in een voor de Belastingdienst controleerbare boekhouding. Een goede administratie is de basis voor jouw btw-aangifte. Er zijn regels voor het bijhouden en bewaren van jouw administratie. Ook facturen moeten voldoen aan wettelijke eisen. De administratie bestaat uit alle gegevens over jouw onderneming die je vastlegt op papier of op een digitale manier. Dit varieert van kasboek tot grootboek, debiteuren en crediteuren, voorraad, in- en verkoop en loonadministratie. Je bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren.

Bedrijfsmiddelen, bankzaken als investeringen en verzekeringen

Houdt als beginnende ondernemer rekening met eventuele investeringen in een of meerdere bedrijfsmiddelen. Dat kan zijn een bedrijfsauto, computer maar wellicht ook voorraden en het inrichten van je ‘toko’.

Zorg ervoor dat je bedrijf een eigen bankrekening heeft en maak bij voorkeur gebruik van internetbankieren. Zo kun je altijd snel je financiële zaken regelen. Ook is het belangrijk dat je de juiste verzekeringen hebt afgesloten. Verzekeringen waar je aan moet denken zijn aansprakelijkheidsverzekering, Rechtsbijstandverzekering, Arbeidsongeschiktheidsverzekering, Ziektekostenverzekering en Overlijdensrisicoverzekering. Bij een bancaire lening worden verzekeringen gelijk meegenomen. Uiteindelijk is het ook van belang dat je de financiering voor je bedrijf rond krijgt.

Bij het samenstellen van een (uitgebreidere) begroting, kan ik waar nodig een fiscalist,  register accountant of advocaat inschakelen. Dit gebeurt in overleg met de opdrachtgever.

Vergunningen

Afhankelijk van de branche waarin je start, zorg je ervoor dat je de juiste vergunningen hebt.

Personeel

Veel starters beginnen alleen. Sommige bedrijven hebben echter meteen personeel nodig. Zet vooraf wel eerst een aantal zaken goed op een rij. Bekijk hoeveel personeelsleden je nodig hebt, op welke momenten, of je gaat werken met full-timers, parttimers of oproepkrachten? Maar ook wat je verwacht van nieuwe medewerkers. Stel hiervoor een functieprofiel op. Houdt ook rekening met wettelijke regels zoals verzekeringen, loonheffingen, verzuim, arbeidscontract e.d.. Met antwoorden op deze vragen zoek je naar personeel.

Juridische aspecten

Als startend ondernemer moet je ook een aantal belangrijke juridische zaken regelen. Denk hierbij aan het opstellen van contracten voor inkoop- of samenwerking met derden. Maar ook algemene voorwaarden dienen te worden meegenomen. Je moet je als beginnend ondernemer nu eenmaal  beschermen.

Het regelen van registraties

Bij een product, denk je niet altijd aan je bedrijfsnaam of eigen merk. Denk ook aan woord- en beeldmerk en logo. Je wilt je product beschermen zodat een concurrent je product niet zomaar kan namaken. Ook wil je zeker weten dat een concurrent niet iets op de markt brengt wat op jouw product lijkt. Er zijn een aantal registraties die je kunt doen om je product te beschermen zoals :

  • Merkregistratie
    Je kunt je merk registreren bij het Benelux-Merkenbureau of een merkenregistratiebureau
  • Octrooibescherming
    Met een octrooi ‘claim’ je een vinding en kan niemand anders deze commercieel uitbuiten..
  • Intellectueel eigendom
    Sommige unieke aspecten van producten en diensten hebben wettelijke bescherming nodig. Nederland kent wetten die dit ‘intellectueel eigendom’ regelen. Je kan je bij registratie laten bijstaan door een juridisch specialist op het gebied van octrooien, merken en modellen.
  • Auteursrecht
    Heb je een werk van letterkunde, kunst of wetenschap geproduceerd dat je persoonlijke stempel draagt, dan heb je automatisch het auteursrecht op dat werk.